Alunos online

Alunos online são matrículas avulsas, sem turma presencial. Cada registro é um aluno matriculado em um curso, com data de início, valor, pagamentos, resultado, certificado e, quando o cliente usa plataforma de EAD, a matrícula nessa plataforma. É a porta de entrada dos cursos a distância.

O aluno pode ser de uma empresa (vinculado a uma empresa cliente) ou particular (sem empresa).

Quem usa: secretaria e comercial, para cadastrar e matricular; financeiro, para pagamentos; coordenação, para resultados e certificados.

Formulário

Campo	Obrigatório	Descrição
Curso	Sim	Curso da matrícula. Ao escolher o curso, a validade e o valor vêm dele.
Aluno	Sim na inclusão	Pessoa matriculada. Não pode ser trocada depois de cadastrada.
Empresa	Não	Se preenchida, o aluno passa a ser de empresa. Quando a empresa tem contrato para o curso, o valor vem do contrato e fica bloqueado.
Centro de custo	Não	Centro de custo da empresa.
Data de início	Sim	Início da matrícula. Se for uma data futura, a matrícula na plataforma de EAD é enviada nesse dia.
Data de término	Não	Fim da matrícula. Aprovado e Reprovado só podem ser marcados com data de término.
Validade	Não	Validade do treinamento, em meses. Se não for preenchida, vem do curso.
Data da prática	Não	Data da parte prática.
Valor	Sim	Valor do treinamento para o aluno. Não pode ser zero sem justificativa.
Justificativa da gratuidade	Sim quando o valor é zero	Motivo do valor zero.
Contrato	Não	Contrato do cliente vinculado à matrícula.
Solicitante	Não	Pessoa que pediu a matrícula.
Progresso de treinamento	Não	Progresso do aluno no treinamento.
Informação adicional para o certificado	Não	Texto impresso no certificado.
Comentários	Não	Observações internas.

Matrícula repetida. Se o aluno já tem uma matrícula avulsa no mesmo curso e na mesma data de início, o sistema reaproveita esse registro em vez de criar outro. Se ele estava excluído, volta a ficar ativo.

Colunas da listagem

Curso, Aluno, Empresa, Data de início, Data de término, Valor, Status, Certificado, Progresso de treinamento, EAD, Registro e Atualização.

A coluna EAD mostra um ícone de escola para as matrículas que já foram enviadas à plataforma de EAD. Ao passar o mouse, o ícone mostra o texto Matriculado no EAD.

Filtros

Aluno, Empresa, Curso, Data de início, Data de término e Status.

Ações disponíveis

Barra superior:

Ação	Descrição
Adicionar	Abre o formulário para cadastrar uma matrícula avulsa.
Filtrar	Abre os filtros da lista.
Upload de arquivo	Importa alunos por planilha (ver a seção Importação por planilha, nesta página).
Matricular no EAD	Envia as matrículas selecionadas à plataforma de EAD. Aparece somente quando o cliente tem uma integração de EAD ativa.

Ações por linha:

Ação	Descrição
Editar	Edita a matrícula.
Apagar	Remove a matrícula. Ver a seção Cancelar e excluir, nesta página.
Pagamentos	Abre os pagamentos do aluno. Aparece para alunos Matriculados ou Confirmados, sem empresa vinculada e com valor.
Menu de ações	Reúne as ações descritas abaixo.

Menu de ações da linha

Nesta ordem, conforme o estado da matrícula:

1. Matricular no EAD, quando o cliente tem integração de EAD ativa e a matrícula ainda não foi enviada à plataforma.
2. Aprovado e Reprovado, somente quando a matrícula tem data de término.
3. Confirmado e Cancelado.
4. Qualificação, para registrar teoria e prática do aluno (ver a seção Qualificação, nesta página).
5. Enviar link por Email, Enviar link por WhatsApp e Copiar link, para o cadastro da assinatura eletrônica do aluno. O WhatsApp só aparece se o aluno tem celular.
6. Impressões, quando a matrícula tem certificado não cancelado (ver a seção Certificado, nesta página).
7. Visualizar assinatura, quando o aluno tem assinatura cadastrada.
8. Visualizar contrato, quando o aluno não está vinculado a uma empresa.
9. Visualizar carta de confirmação.
10. Imprimir recibo, para alunos com status a partir de Confirmado, quando não estão vinculados a uma empresa.
11. Integração, quando a matrícula tem vínculo com uma plataforma.

Ações em lote

Com alunos marcados na lista:

Ação	Descrição
Alterar status	Aprovado, Reprovado, Confirmado ou Cancelado para todos os marcados. As regras são as mesmas da individual.
Visualizar carta de confirmação	Abre a carta de cada aluno marcado.
Upload de arquivo	Importa alunos por planilha.
Enviar certificado por email	Abre os contatos da empresa e envia os certificados selecionados.
Matricular no EAD	Ver a seção Matrícula no EAD, nesta página.

Sem nenhum aluno marcado, as ações em lote avisam que é preciso selecionar ao menos um registro.

Status do aluno

Os status são Matriculado, Confirmado, Aprovado, Reprovado, Não concluído, Ausente e Cancelado. As regras de mudança são as mesmas das turmas presenciais, descritas em Turmas:

• Aprovado, Reprovado e Não concluído exigem data de término.
• Aprovado exige CPF ou passaporte cadastrado para o aluno.
• Aprovado ou Reprovado de aluno particular exige o valor totalmente pago e enviado ao financeiro.
• Cancelado de aluno particular só é permitido sem pagamentos registrados.

Efeitos próprios da matrícula avulsa:

• Quando o aluno passa a Aprovado, o certificado é gerado automaticamente.
• Para qualquer outro status, os certificados ativos do aluno são cancelados automaticamente.

Pagamentos

O botão Pagamentos mostra o valor total do curso, o total pago e o restante a pagar. Cada pagamento tem:

Campo	Obrigatório	Descrição
Forma de pagamento	Sim	Forma de pagamento, cadastrada no sistema.
Valor	Sim	Valor pago.
Data	Sim	Data do pagamento.
Número do documento	Não	Número do documento do pagamento.
Parcelas	Não	Quantidade de parcelas.

Regras:

• O valor de cada pagamento é limitado ao restante a pagar. Se o valor informado for maior, o sistema usa o restante.
• Valor vazio, zero ou menor que o total já pago é recusado.
• Com parcelas, o valor é dividido com vencimentos mensais a partir da data informada. A última parcela recebe a diferença de arredondamento.
• Enviar para o financeiro cria, para cada pagamento selecionado, um lançamento a receber no módulo financeiro. Depois de enviado, o pagamento conta como pago para as regras de aprovação.
• Excluir um pagamento ainda não enviado ao financeiro é permitido com acesso completo ou avançado. Um pagamento já enviado só pode ser excluído com acesso avançado, e somente se o lançamento no financeiro ainda estiver em aberto.
• Recibo de pagamento é gerado em PDF para cada pagamento.

Certificado

O certificado do aluno online é gerado automaticamente quando o aluno passa a Aprovado. A área de certificado do aluno permite:

• Cancelar o certificado. O motivo é obrigatório. O arquivo armazenado é removido.
• Armazenar o certificado nos arquivos do aluno.
• Enviar para assinatura digital, quando o certificado ainda não foi enviado.
• Marcar ou desmarcar sem assinatura.
• Editar as datas de envio, retorno e entrega.

Regras:

• Certificado cancelado com motivo não volta a valer. Uma nova aprovação gera um certificado novo, com novo número.
• Certificado cancelado sem motivo volta a valer na próxima geração.
• Certificado cancelado não pode ser alterado.

Qualificação

Registra, para o aluno, a nota de teoria, a nota de prática e a data, que é obrigatória. Permite editar e apagar os registros.

Matrícula no EAD

Quando o cliente tem uma integração de EAD ativa, as matrículas avulsas podem ser enviadas à plataforma de EAD de três formas:

• Automática: ao criar a matrícula, ou ao importar a planilha, o sistema envia o aluno à plataforma. Se a data de início é futura, o envio acontece nesse dia. Essa opção vem ligada por padrão e pode ser desligada (ver abaixo).
• Individual: no menu de ações da linha, em Matricular no EAD. Só aparece enquanto a matrícula não tem o vínculo com o EAD.
• Em lote: com alunos marcados, em Matricular no EAD no botão de ações em lote.

Para uma matrícula ser enviada, o curso precisa estar vinculado à plataforma de EAD, na aba de integrações do curso (ver Cursos). A matrícula manual ou em lote não depende da opção automática.

Ao enviar em lote, o sistema mostra um resumo com a quantidade de matrículas enviadas para o EAD e a quantidade ignorada. Ignoradas são as matrículas sem curso vinculado à plataforma, as que são de turma presencial e as que já estavam matriculadas.

Ao excluir um aluno online, a matrícula na plataforma de EAD também é removida.

Matrícula automática no perfil do cliente

Na tela de perfil do cliente, na seção Configurações de treinamento, a opção Matricular alunos automaticamente nas plataformas online controla o envio automático. Ela só aparece quando o cliente tem uma integração de plataforma online ativa.

• Ligada: as matrículas avulsas são enviadas automaticamente. É o padrão.
• Desligada: as matrículas novas não são enviadas automaticamente. Para matrículas com data futura, vale a configuração do dia do envio. A matrícula manual e em lote continua funcionando.

Importação por planilha

Use a planilha modelo, disponível para download no botão de upload. Cada linha precisa de nome, código do curso e data de início. Linhas sem esses campos são ignoradas.

Colunas da planilha, na ordem: nome, CPF, data de nascimento, celular, e-mail, passaporte, CNPJ da empresa, código do curso, data de início, data de término, data da prática, valor e centro de custo.

• O CPF é opcional, mas, se informado, precisa ser válido.
• Empresa pelo CNPJ e centro de custo são opcionais. Empresa ou centro de custo não encontrados geram erro na linha.
• Curso não encontrado gera erro na linha.
• Datas nos formatos dia/mês/ano ou data do Excel.
• Cada aluno importado segue as mesmas regras da matrícula individual, inclusive a matrícula automática no EAD.

O envio roda em segundo plano, com barra de progresso. Ao final, o usuário recebe uma notificação com a quantidade de alunos criados, atualizados e com erro.

Cancelar e excluir

Cancelar é mudar o status para Cancelado, seguindo as regras de status. Os certificados ativos do aluno são cancelados.

Excluir remove a matrícula, as despesas e os certificados ligados a ela, e remove o vínculo com a plataforma de EAD. O sistema pede confirmação antes, com o aviso de que a ação é irreversível.

Links de cadastro e envio de certificados

Link de cadastro de assinatura eletrônica. O link leva o aluno ao cadastro da assinatura usada no certificado. Os envios são manuais, pelo menu da linha.

• Por e-mail: envia uma mensagem com o link.
• Por WhatsApp: envia uma mensagem explicando que o cadastro é necessário para emitir o certificado, seguida do link. Só é enviado se o aluno tem celular cadastrado.
• Copiar link: copia o link para a área de transferência.

Envio de certificados por e-mail. A tela de contatos lista os contatos das empresas, com seleção por caixa de marcação. O envio manda os certificados selecionados, em arquivo compactado, para os contatos escolhidos. Depois do envio, o sistema mostra a mensagem "Você receberá um email na sua caixa de entrada!" e o envio segue em segundo plano.