Assinatura digital
O módulo de Assinatura digital envia documentos em PDF, como contratos, termos, declarações e políticas internas, para assinatura eletrônica de uma ou mais pessoas. Ele também acompanha quem já abriu, assinou ou recusou o documento e guarda a cópia assinada. A empresa não precisa imprimir, colher assinaturas à mão e digitalizar.
O módulo é vendido como pacote separado, à parte dos demais módulos do Pedagogo.
Quem usa:
- administradores e comerciais, que cadastram, enviam e acompanham os documentos;
- financeiro e gestão, que consultam o dashboard e os relatórios;
- os destinatários, que recebem um link por e-mail, SMS ou WhatsApp e assinam na página do provedor de assinatura, fora do Pedagogo.
As telas se relacionam nesta ordem do menu:
- Documentos lista os documentos, com a página de cada documento para campos, destinatários, parâmetros e observadores.
- Dashboard mostra os totais por status, os gráficos e os relatórios em Excel.
Fluxo de um documento
- Cadastre o documento, enviando o arquivo e o título.
- Na página do documento, cadastre os destinatários e, se quiser, posicione os campos de assinatura sobre o PDF.
- Ajuste os parâmetros de assinatura e, se quiser, os observadores e as etiquetas.
- Clique em Enviar para assinatura. Cada destinatário recebe o link.
- Acompanhe o status. O provedor informa as aberturas, as assinaturas e as recusas, e o status é atualizado. Também é possível consultar o status na hora.
- Quando todos assinam, o status passa para Assinatura concluída e a cópia assinada fica disponível em Visualizar arquivo.
Status do documento
| Status | Significado |
|---|---|
| Aguardando envio | Documento cadastrado e ainda não enviado. Pode ser editado. |
| Aguardando assinatura | Enviado ao provedor. Nenhum destinatário abriu o link ainda. |
| Aberto | Algum destinatário abriu o link, mas ainda ninguém assinou. |
| Assinatura parcial | Pelo menos um destinatário assinou, e ainda faltam outros. |
| Assinatura concluída | Todos os destinatários assinaram. A cópia assinada fica disponível. |
| Recusado | Um destinatário recusou a assinatura. |
| Cancelado | Documento cancelado pela empresa, com justificativa no histórico. |
| Expirado | Passou a data de expiração sem assinatura completa. |
Provedores de assinatura
A assinatura é feita pelo destinatário na página do provedor, pelo link recebido. Não há assinatura dentro do Pedagogo.
| Provedor | Uso |
|---|---|
| Firmou | Provedor de todo documento novo. A empresa não escolhe o provedor. |
| PlugSign | Continua acompanhando os documentos que foram enviados por ele: status, cancelamento, histórico e cópia assinada. Não recebe envios novos. |
Um documento fica ligado ao provedor pelo qual foi enviado. Por isso, documentos antigos continuam sendo atendidos pelo PlugSign, mesmo com os novos envios saindo pelo Firmou.
Envio de links
Ao enviar, cada destinatário recebe o link de assinatura por e-mail, se tiver e-mail cadastrado. Se tiver celular, também recebe por SMS e por WhatsApp. O envio por WhatsApp depende de a empresa ter o WhatsApp conectado no Pedagogo.
Cota de documentos
O pacote de Assinatura digital tem uma quantidade de documentos, mensal ou total, definida no contrato.
- Ao cadastrar um documento, o sistema confere a quantidade já usada. Quando o limite foi atingido, o cadastro é recusado e o sistema mostra uma mensagem de erro. Enquanto a quantidade não for ampliada, não é possível cadastrar novos documentos.
- Contam para a cota os documentos da empresa em qualquer status, inclusive os que estão em Aguardando envio. Documentos excluídos não contam.
- No pacote mensal, só contam os documentos cadastrados no mês corrente.
- Sem pacote de Assinatura digital ativo, o cadastro de documentos não é permitido.