Detalhe do documento
A página de um documento reúne tudo o que é preciso para enviá-lo para assinatura e acompanhá-lo. Algumas partes só podem ser alteradas enquanto o documento está em Aguardando envio. Depois do envio, esses dados ficam fixos.
Cabeçalho e ações
| Ação | Quando aparece | Descrição |
|---|---|---|
| Visualizar arquivo | Sempre | Abre o PDF do documento. Depois de concluído, abre a cópia assinada. |
| Histórico | Sempre | Abre o histórico do documento, em duas abas: Interno, com as ações feitas no Pedagogo, e Firmou, com o andamento informado pelo provedor. |
| Detalhes | Sempre | Abre os dados do cadastro. Em Aguardando envio, o botão Editar altera título, arquivo, opções de QR code, data de expiração e mensagem. |
| Enviar para assinatura | Aguardando envio, com pelo menos um destinatário | Envia o documento para assinatura. Veja as regras abaixo. |
 Cancelar | Aguardando assinatura, Aberto, Assinatura parcial e Expirado | Cancela o documento. Pede uma justificativa. |
 Excluir | Sempre | Remove o documento. Veja as regras abaixo. |
Na aba Detalhes, o botão Verificar status consulta o provedor sobre o documento. Ele aparece em Aguardando assinatura, Aberto e Assinatura parcial.
Envio para assinatura
O envio só acontece se:
- o documento estiver em Aguardando envio;
- houver pelo menos um destinatário;
- se o documento tiver campos de assinatura posicionados, cada destinatário tiver pelo menos um campo de assinatura. Caso contrário, o sistema mostra quem está sem campo e não envia.
Ao enviar, o PDF é gerado com os campos posicionados (valores fixos entram no arquivo), e o documento segue ao provedor com título, mensagem, destinatários, parâmetros, etiquetas, data de expiração e campos. Cada destinatário recebe o link. O documento passa para Aguardando assinatura e o envio fica registrado no histórico.
Se o provedor recusar o envio, o motivo aparece na tela e o documento continua em Aguardando envio.
Cancelamento
O cancelamento pede uma justificativa. O sistema envia o cancelamento ao provedor e marca o documento como Cancelado. A justificativa fica registrada no histórico. Se o provedor não aceitar o cancelamento, a tela mostra o erro e o status não muda.
Documentos com status Assinatura concluída, Recusado ou Cancelado não mostram o botão de cancelar.
Exclusão
O documento sai das listas e o arquivo guardado dele é apagado do armazenamento. Se o documento ainda estiver ativo no provedor, o sistema tenta cancelá-lo lá. Se o provedor falhar, a exclusão local acontece mesmo assim.
Campos de assinatura
O editor de campos mostra o PDF do documento. Ele só recebe campos em arquivos PDF.
- Escolha o destinatário ativo, na lista de destinatários.
- Clique em um tipo de campo: Assinatura, Rubrica ou Texto.
- Clique sobre o documento para posicionar o campo.
Para ajustar um campo, arraste-o, ou use as setas do teclado. Para remover, selecione o campo e pressione Delete ou Backspace.
- Assinatura: lugar onde o destinatário assina.
- Rubrica: aparece em todas as páginas, na mesma posição.
- Texto: pode ter um valor fixo, que é gravado no PDF e não precisa ser preenchido, ou um rótulo, que o destinatário preenche ao assinar.
Clique em Salvar campos para gravar. Um aviso aparece quando há alterações ainda não salvas.
Destinatários
Destinatários são as pessoas que devem assinar o documento.
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Buscar destinatário já cadastrado | Não | Busca destinatários já usados em outros documentos e copia os dados para o formulário, sem repetir a mesma pessoa. |
| Nome | Sim | Nome do destinatário. |
| CPF | Não | Quando preenchido, é enviado ao provedor para conferência. |
| Data de nascimento | Não | Não pode ser uma data futura. |
| Não | Canal de envio do link. | |
| Celular | Não | Canal de envio do link por SMS e WhatsApp. |
É obrigatório informar pelo menos um e-mail ou um celular. Sem um dos dois, o sistema mostra: "Preencha o campo de email ou celular".
Na lista de destinatários, cada linha mostra a data em que o documento foi aberto e a data em que foi assinado por aquela pessoa.
| Ação | Quando aparece | Descrição |
|---|---|---|
| Adicionar | Aguardando envio | Cadastra um destinatário. |
| Editar e Apagar | Aguardando envio | Altera ou remove o destinatário. |
| Copiar link de assinatura | Destinatário que ainda não assinou | Copia o link individual, para enviar pelo canal que preferir. |
| Reenviar link de assinatura | Destinatário que ainda não assinou, com documento em Aguardando assinatura, Aberto ou Assinatura parcial | Reenvia o link para aquele destinatário, pelos canais cadastrados. |
Parâmetros de assinatura
Os parâmetros valem para o envio do documento.
| Parâmetro | Descrição |
|---|---|
| Exigir confirmação de CPF do destinatário | Liga ou desliga a conferência de CPF. |
| Autenticação de dois fatores | Envia um código de confirmação por e-mail, separado do convite. |
| Solicitar selfie e documento | Pede foto do documento e selfie antes da assinatura. |
| Monitorar validade (meses) | Prazo de monitoramento, de 1 a 120 meses. |
| Posição do QR code de validação | Onde o QR code aparece no documento final: não inserir, superior esquerda, superior direita, inferior esquerda ou inferior direita. |
| Inserir comprovante de assinatura ao final do documento | Inclui o comprovante de assinatura no fim do documento. |
Os valores iniciais vêm das configurações de assinatura digital da empresa, no momento em que o documento é cadastrado. Mudar as configurações da empresa depois não altera os documentos já cadastrados. Os parâmetros podem ser ajustados no próprio documento, enquanto ele estiver em Aguardando envio, e são salvos com o botão Salvar.
Etiquetas
As etiquetas agrupam os documentos e aparecem nos filtros da listagem. Digite o nome da etiqueta para escolher uma já existente ou criar uma nova. Um documento pode ter várias etiquetas. As etiquetas são salvas assim que são escolhidas e também são enviadas ao provedor.
Observadores
Observadores acompanham o documento sem assinar.
| Campo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|
| Nome | Sim | Nome do observador. |
| Sim | E-mail do observador. | |
| Celular | Não | Celular do observador. |
| Notificação pelo sistema | Não | Define como o observador é avisado. |
- Com Notificação pelo sistema ligada, o observador não recebe avisos a cada etapa. Quando o documento fica totalmente assinado, ele recebe por e-mail uma cópia do documento final, com o PDF anexado.
- Com a opção desligada, o observador é incluído no envio ao provedor.
Observadores podem ser cadastrados, alterados e removidos enquanto o documento está em Aguardando envio.
Ações automáticas
- Quando o provedor informa uma abertura, uma assinatura, uma recusa ou a conclusão, o status e as datas dos destinatários são atualizados sem ação do usuário.
- Quando o documento é concluído, a cópia assinada é guardada no documento, e os observadores com notificação pelo sistema recebem o PDF por e-mail.