Documentos e relatórios

Esta página resume o que o Pedagogo emite: certificados, declarações, carteiras, documentos da turma, relatórios, exportações em Excel e PDF e importações por planilha. Cada tela tem a sua página no manual, onde estão os filtros e as ações.

Regras gerais

• Cabeçalho dos PDF: logo do cliente, cadastrado no perfil da empresa, e abaixo nome, endereço, CNPJ, telefone, e-mail e site. Sem logo cadastrado, o sistema usa o logo da KEMIS. As páginas trazem a numeração "Página X de Y".
• Cabeçalho dos Excel: nome do cliente e título do relatório.
• Entrega: a maior parte dos arquivos é baixada na hora. Alguns vão para a fila de processamento e ficam disponíveis depois, como os relatórios comerciais, a exportação em ZIP de certificados, o envio de certificados por e-mail, a gravação de certificados e o envio para assinatura, e algumas importações por planilha.
• Layouts: o cliente não edita o layout dos PDF. Layouts personalizados são criados pela KEMIS e vinculados ao cliente.

Certificados

Emissão. O certificado é criado automaticamente quando a turma é concluída, para todos os alunos aprovados, e quando um aluno online é aprovado. Também pode ser criado manualmente. Mudar o status do aluno para algo diferente de aprovado cancela o certificado. O cancelamento manual pede um motivo.

Numeração. A numeração é sequencial por cliente, e cada certificado tem uma chave única usada na validação.

Conteúdo. A frente traz o nome do aluno, CPF ou passaporte, o curso em português e inglês, carga horária, validade, cidade e data, número e QR code. O verso traz a norma, o conteúdo programático, as informações complementares da empresa, as cargas teórica e prática e as assinaturas.

O que o cliente configura no curso. Na tela do curso, o cliente define a disposição do conteúdo programático e o tamanho da fonte, a norma em português e inglês, objetivo, público-alvo, metodologia e pré-requisitos, conteúdo programático específico por empresa, complementos por empresa e modalidade, credenciamentos e portarias.

Qual modelo é usado. O modelo escolhido no curso. Se o curso não tiver um, vale o modelo padrão do cliente. Se também não houver, vale o modelo padrão do Pedagogo.

Quem assina. Os instrutores da turma, com a imagem da assinatura cadastrada no instrutor, o responsável técnico da empresa, cadastrado por curso, empresa e centro de custo, e o aluno, pela assinatura manuscrita quando a opção de assinatura automática está ligada. O botão de assinatura de cada certificado mostra ou oculta as assinaturas.

Validação. Certificados e carteiras trazem QR code e chave impressa, que levam a uma página pública de validação. Pela chave, qualquer pessoa consulta o certificado, sem login. Certificados cancelados não são encontrados. Para cursos de certificação externa, a página pública mostra a declaração de conclusão no lugar do certificado.

Como obter (pela turma, pelo aluno online ou pela ficha do aluno e da empresa):

• Gerar PDF único com todos os certificados, na hora. Se já existe um arquivo salvo, ele é devolvido.
• Baixar ZIP com um PDF por aluno, na hora.
• Exportar ZIP em fila, com acompanhamento de progresso. O link para baixar vale 30 minutos.
• Enviar por e-mail em fila: um ZIP por empresa, para os contatos escolhidos, com cópia ao usuário que enviou.
• Enviar pela ficha do aluno por WhatsApp (texto e PDF) ou por e-mail.
• Salvar certificados em fila: gera o PDF definitivo e guarda o arquivo nos arquivos da turma.
• Enviar para assinatura digital em fila. Exige o pacote de Assinatura digital. O PDF é salvo, os campos de assinatura são posicionados e o documento é enviado. Os signatários são o aluno e os instrutores, com observador e cópia para a empresa opcionais. Depois do envio, as assinaturas desenhadas deixam de aparecer no PDF.

Declaração de conclusão de treinamento

PDF em formato retrato, com o texto "Declaramos que o aluno", número do certificado, protocolo, PAS, datas de envio, retorno e entrega, observações e QR code. A assinatura é o nome do cliente. A declaração está disponível como relatório comercial e na ficha do aluno.

Carteiras

Cartão no tamanho de cartão de crédito (86 x 54 mm), um por aluno, com QR code, chave de validação e assinatura do instrutor. Gerado pela turma, na hora.

Certificados externos

Para cursos de certificação emitida por uma certificadora, a tela de Certificados externos, no Operacional, controla o número do certificado externo, o protocolo, o PAS, as datas de envio, retorno e entrega do certificado e da carteira, e as observações. O status é calculado pelas datas: aguardando endosso da certificadora, disponível para retirada ou retirado. A listagem pode ser editada em lote e exportada para Excel.

Documentos da turma

Disponíveis nas telas de turmas do Comercial e do Operacional. Todos são PDF, gerados na hora.

• Sempre disponíveis: registro de presença (geral, por empresa e por data), registro de presença por data assinado, registro de entrega de vale-refeição, lista de alunos, relatório de entrega de documentos de identificação, listagem do resultado final, programação e transporte de treinamentos.
• Com a turma concluída: protocolo de entrega de documentos, geral, por pessoa física e por empresa, com caixas para avaliações, carteiras, certificados, declaração, lista de presença, notas e assinatura do recebedor.
• Em cursos com credenciamento: listas de avaliação prática (CBSP e CACI) e ofício de conclusão de treinamento da Marinha, este último também com a turma concluída.
• Em cursos com carga prática: lista de EPIs, para entrega e devolução.
• Vouchers de refeição e hospedagem: disponíveis no Comercial.
• Outros: cartas de confirmação de treinamento para o aluno e para a empresa, exportação da listagem de turmas para Excel, download em ZIP dos arquivos anexados à turma.

Ficha do aluno, aluno online, empresa e vendas

• Aluno: listagem de treinamentos em Excel, cartas de confirmação, recibo de pagamento em PDF e certificados (ver, baixar, enviar).
• Aluno online: relatório de alunos em Excel, registro de presença, protocolo de entrega e recibos de pagamento.
• Ponto de venda: recibo de pagamento em PDF.
• Empresa: listagem de treinamentos da empresa em PDF paisagem, além de ver e enviar certificados.
• CRM: proposta comercial em PDF.

Relatórios comerciais

Gerados na tela de Relatórios, do Comercial. Sempre entram em fila.

• Sem e-mail marcado: o sistema gera o arquivo e o usuário baixa pela própria tela. O download fica disponível por 60 minutos.
• Com e-mail marcado: o arquivo chega anexado ao e-mail.

Os filtros comuns são busca livre (aluno, CPF, celular, e-mail, curso, empresa), curso, filial, empresa, aluno, turma, modalidade, status ou resultado, e intervalos de datas do treinamento, do cadastro, da turma e da prática.

Relatório	Formato	Conteúdo
Vendas por representante	Excel	Total de pessoas físicas, jurídicas e geral, por representante e período
Vendas por responsável	Excel	Mesmo formato, agrupado por responsável
Vendas detalhado	Excel	Turma, curso, datas, carga horária, validade, modalidade, status, dados do aluno e da empresa, valor, contrato, responsável, representante, progresso e certificado
Pagamentos	Excel	Demonstrativo de pagamentos por aluno e resumo por forma de pagamento
Alunos com débitos	Excel	Pessoas físicas com saldo pendente
Treinamentos a faturar	Excel	Alunos de empresas com faturamento pendente
Protocolo de entrega de documentos	PDF	Por aluno ou por empresa, com campos de assinatura
Declaração de conclusão de treinamento	PDF	Ver a seção Declaração de conclusão
Vencimento de treinamentos	Excel	Último treinamento de cada aluno, por curso, e data de vencimento
Assinatura (Meus Treinamentos)	PDF ou Excel	Alunos com assinatura cadastrada, com CPF mascarado
Programação de treinamentos	PDF paisagem	Por turma: código, período, carga, modalidade, local, alunos, hospedagem e refeição
Transporte de treinamentos	PDF paisagem	Alunos por origem, curso e datas
Despesas	Excel	Venda, aluno, despesa e valor
Vendas detalhado com despesas	Excel	O relatório de vendas detalhado, com transporte, despesas e qualificações

Os painéis do comercial mostram totais, vendas e despesas por mês e os dez primeiros da lista na própria tela. Não geram arquivo.

Financeiro

Na tela de Relatórios, do Financeiro, o usuário gera em PDF, na hora:

• extrato de conta corrente;
• resumo de lançamentos do plano de contas;
• extrato do plano de contas, com a opção de uma página por categoria.

Os filtros são datas, conta, tipo de conta, tipo de lançamento, categoria, DRE, centro de custo, forma de pagamento, situação de pagamento, tipo de pessoa, fornecedor ou cliente, responsável, curso e busca.

Faturamento

• Demonstrativo de faturamento de treinamento, em PDF, por faturamento ou nota: período, alunos, cliente, CNPJ, número e valor da nota e data de emissão.
• Demonstrativo de treinamentos a faturar, em PDF, por cliente: total de treinamentos, despesas e valor a faturar.
• Notas fiscais: o sistema não emite NFS-e. Ele importa o XML da nota emitida em outro sistema, nos padrões ABRASF 2.01 e 2.03 e NFS-e Nacional, e guarda o XML e o PDF.

Exportações para Excel

Qualquer listagem pode ser exportada para Excel, com os filtros da tela aplicados. São listagens de alunos, empresas, fornecedores, instrutores, usuários, cursos, turmas, contas a pagar, contas a receber, lançamentos financeiros e equipamentos.

Em PDF, a tela de cursos gera o conteúdo programático, a de equipamentos gera o formulário de entrega e devolução e o relatório de inspeção, que também é arquivado ao concluir a inspeção.

Em Assinatura digital, há relatórios de documentos para assinatura e de destinatários que ainda não assinaram, em Excel, com o link de assinatura. O documento assinado pode ser baixado, com cópia por e-mail aos observadores.

Importações por planilha

Cada importação tem um modelo de planilha que pode ser baixado na própria tela. Campos marcados com asterisco são obrigatórios.

Importação	Campos principais (* obrigatório)	Como retorna
Empresas e fornecedores	Razão social*, nome fantasia*, CNPJ*, abertura, telefone, e-mail, site, endereço, observação	Em fila. Aviso no sistema, com erros por linha
Alunos	Nome*, CPF, nascimento, telefone, celular, e-mail, passaporte, nacionalidade, naturalidade, tamanhos de bota e macacão, senha externa	Em fila. Resultado por e-mail
Matrículas e vendas (alunos online)	Nome*, CPF, nascimento, celular, e-mail, passaporte, CNPJ, código do curso*, início, término, prática, valor, centro de custo, solicitante	Em fila, com progresso em tempo real e resumo de novos, atualizados e erros
Leads de empresas (CRM)	Dados do lead, com status obrigatório, e dados do contato	Em fila. Aviso no sistema
Cursos	Curso, nome curto, nome em inglês, validade, valor, cargas horárias, norma, textos em português e inglês	Na hora
Alunos na turma	Nome*, CPF, passaporte, nascimento, CNPJ da empresa (a empresa precisa estar cadastrada), e-mail, telefone, data da prática, valor	Na hora